Consejos y herramientas para administrar propiedades de alquiler

Alquilar una propiedad de la que eres dueño puede parecer una forma fácil que requiere poco esfuerzo de tener ingresos extra. Pero en realidad, convertirse en arrendador es muy parecido a comenzar un pequeño negocio. Tendrás clientes con los que tendrás que tratar, contabilidad por manejar y bastante trabajo del día a día para mantenerte ocupado.

Si estás listo para armar tu cartera de inversión en bienes raíces y convertirte en arrendador, veamos cuáles son las tres responsabilidades principales de un arrendador y exploremos cómo manejar tus propiedades solo o con algo de ayuda.

Administrar una propiedad de inversión incluye una amplia variedad de responsabilidades que se pueden clasificar en tres categorías básicas:

• Inquilinos
• Propiedad
• Finanzas

Como propietario de una propiedad de alquiler, puedes supervisar tú mismo cada categoría o contratar a alguien más. Pero no importa como administres tu propiedad, deberás asegurarte de que tus inquilinos, la propiedad y las finanzas estén bien cuidados.

El enfoque más práctico es hacer todo tú mismo. Estarás a cargo de todos los aspectos de administrar tu propiedad de alquiler, desde enviar recordatorios hasta completar o contratar a un profesional que se encargue de las reparaciones hasta la contabilidad.

La ruta de hazlo tú mismo puede ahorrarte dinero, pero también significa que tienes que dedicar bastante tiempo a cuidar del negocio.

En el otro extremo del espectro, puedes contratar una compañía de administración de propiedades para que haga todo el trabajo por ti. Seguirás siendo el dueño de la propiedad, por supuesto, pero el administrador de la propiedad o la compañía de administración se encargarán de todos los aspectos de mantener el negocio activo, incluyendo vetar a posibles inquilinos, contratar los servicios de reparación y darle mantenimiento a la propiedad.

Esta opción cuesta dinero, pero puede ahorrarte tiempo y minimizar el posible estrés.

¿Puedes subcontratar partes específicas del trabajo?

También puedes seguir un método híbrido. Con este método, administras ciertas responsabilidades y subcontratas otras.

Supongamos que eres bueno con los números, así que decides encargarte de toda la contabilidad, pero no eres muy bueno con las herramientas o las reparaciones. En ese caso, puedes contratar a un superintendente del edificio para que haga todas las reparaciones. O viceversa, tú te encargas del mantenimiento y contratas a un contador para que vea las finanzas.

A la larga, el mejor método de administración para ti dependerá de tus necesidades, de la cantidad de tiempo que tienes y de tu capacidad para completar todas las responsabilidades de un arrendador.

Administrar todo por tu cuenta puede ser relativamente simple si tienes una propiedad de alquiler con un inquilino. Pero si administras varias propiedades, quizá no sea realista tratar de administrarlas todas tú solo.

Estas son algunas de las cosas más importantes que debes saber sobre administrar propiedades de alquiler tú mismo:

1. Administración de los arrendatarios

Administrar los arrendatarios es más que buscar inquilinos adecuados y cobrar los cheques del alquiler todos los meses.

Buscar arrendatarios

Primero, debes promocionar tu propiedad para que los posibles inquilinos la encuentren. Usa bases de datos en línea, redes sociales o anuncios locales para regar la voz. Asegúrate de incluir fotos atractivas de alta calidad a la descripción de tu propiedad.

Una vez comiences a recibir solicitudes, tendrás que evaluar a los solicitantes, lo que puede incluir hacer una verificación de crédito y antecedentes, verificar comprobantes de ingresos y confirmar las referencias.

Asegúrate de cumplir las leyes federales y estatales de vivienda justa durante el proceso de selección.

Necesitarás un contrato de arrendamiento para que los solicitantes aprobados firmen. Puedes encontrar contratos estándar en línea, pero los expertos recomiendan que un abogado lo revise para asegurarse de que cumple las leyes de tu estado.

Administrar a los inquilinos

Durante el período de alquiler, tendrás que estar disponible —o asegurarte de que alguien esté disponible— para responder pronto a las solicitudes de reparaciones, investigar quejas y responder preguntas de tus inquilinos.

Como arrendador, tendrás que conocer bien todas las leyes estatales y locales sobre la relación arrendador-inquilino, incluyendo cuánto tiempo antes debes avisar si planeas entrar a la propiedad, qué implica el proceso de desahucio y cuánto tiempo tienes para arreglar los problemas de la vivienda.

Mantener baja la rotación de inquilinos

Una propiedad vacía puede afectar el retorno de la inversión mientras buscas un nuevo inquilino. Haz lo que puedas para evitar este escenario o lograr que sea de a corto plazo.

Estas son algunas cosas que puedes hacer para que tu inquilino quiera quedarse:

• Cobrar un alquiler justo: Si tu inquilino encuentra un alquiler más barato con más amenidades, eso puede contribuir a la rotación.
• Ser un buen arrendador: Asegúrate de que la propiedad esté y se vea bien. Responde rápido a las solicitudes de los inquilinos y haz las reparaciones lo más pronto posible.
• Comunicarse con regularidad: Construye una buena relación con tu inquilino. Es más probable que los inquilinos se queden si creas un ambiente donde sus preocupaciones son escuchadas, las reparaciones se atienden rápido y la propiedad es segura y está bien mantenida.

Establecer las fechas de entrada y salida del inquilino

Asegúrate de que el contrato especifique cuándo se puede mudar un inquilino. Y también asegúrate de que especifique cuándo se debe ir si no se renueva el contrato de arrendamiento al final del período de arrendamiento.

Prepara la propiedad antes de que el inquilino se mude. Cambia las cerraduras, limpia, deshazte de cualquier peligro de seguridad y haz las reparaciones y el mantenimiento necesarios.

Documenta la condición de la vivienda antes de que el inquilino se mude. Antes de que se vaya, puedes usarlo como referencia para ver si hay algún daño.

A medida que se acerca la fecha para que se vaya, comunícate con tu inquilino para hablar del proceso. Programa una inspección final y asegúrate de que entienda las responsabilidades de limpieza y reparación de los daños.

2. Mantenimiento de la propiedad

Cuidar de tus inquilinos es solo una parte de ser arrendador. Otra parte vital es supervisar la administración y el mantenimiento de la propiedad.

Los arrendadores son legalmente responsables de darle al inquilino una vivienda segura y habitable. Y darle mantenimiento a la propiedad beneficia más que al inquilino. Después de todo, la propiedad es tuya.

Si omites el mantenimiento periódico o la mejoras, será más difícil encontrar y mantener buenos inquilinos. Descuidar el mantenimiento de tu propiedad también puede afectar su valor y hacer que sea más difícil venderla en el futuro.

Darle mantenimiento a un bien inmueble por dentro y por fuera

El mantenimiento de una propiedad de alquiler implica las mismas tareas que el mantenimiento de una propiedad residencial:

• Cambiar las baterías en los detectores de humo y monóxido de carbono
• Instalar filtros de aire nuevos
• Fumigar por plagas
• Programar el servicio e inspecciones de los sistemas de la casa, como el de HVAC

A la propiedad se le debe dar mantenimiento por dentro y por fuera. Si es necesario reemplazar algo en la casa, no lo atrases; un techo viejo, por ejemplo, puede terminar costando más en daños.

3. Administración de las finanzas de una propiedad de alquiler

Al igual que con cualquier negocio pequeño, tendrás que llevar un buen registro de las finanzas de tu negocio de alquiler.

Considera comprar un programa de contabilidad que te ayude a llevar un control de todo si no tienes mucha experiencia administrando las finanzas de un negocio pequeño. También puedes contratar a un contador para que lo haga, algo que puede ser especialmente útil durante la temporada de impuestos.

Llevar un control de ingresos y gastos

Administrar las finanzas de tu propiedad de alquiler significa llevar un control de todo el dinero que entra y sale de tu negocio, incluyendo registrar los pagos del alquiler, cobrar el depósito de garantía y llevar un control de los gastos de mantenimiento, reparaciones, la hipoteca, los seguros, impuestos, servicios públicos y otros costos.

También necesitarás un plan para mantener tu negocio a flote cuando no estés generando ingresos. Si un inquilino se va y te toma unos meses encontrar uno nuevo, asegúrate de tener los fondos para seguir pagando la hipoteca y el mantenimiento de la propiedad hasta que vuelvas a tener ingresos por el alquiler.

Mantener los documentos seguros

Como arrendador y propietario de un pequeño negocio, tendrás que llevar un control de mucha documentación importante.

Tendrás que crear un sistema de organización para tus archivos. Puede ser un armario dedicado o un sistema de administración de documentos digitales. No importa lo que elijas, siempre debes saber dónde están tus documentos legales y financieros importantes.

El dinero que ganas de una propiedad de inversión muchas veces se describe como “ingresos pasivos”, pero no tienen nada de pasivo el trabajo y las responsabilidades de un arrendador.

Si quieres alquilar tu propiedad, pero prefieres descargar todas tus tareas como arrendador, contrata una compañía que administre la propiedad. Ahorrarás tiempo y potencialmente reducirás tu estrés, pero los honorarios por los servicios saldrán del dinero que ganas de la inversión, por lo que contratar a una compañía de administración consumirá parte de tu ganancia.

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