Cómo administrar propiedades de alquiler: guía completa para el arrendador

Si compraste una propiedad de alquiler y planeas administrarla tú mismo, verás que es muy parecido a abrir un negocio pequeño. Tendrás clientes con los que tendrás que tratar, contabilidad por manejar y tareas diarias que te mantendrán ocupado. Estos son algunos consejos para administrar propiedades de alquiler como un profesional.

Administración de propiedades de alquiler: Tus principales responsabilidades

La mayoría de las responsabilidades de administrar una propiedad de inversión se dividen en tres categorías principales:

• Inquilinos
• Propiedad
• Finanzas

Como propietario de una propiedad de alquiler, puedes encargarte de cada categoría tú mismo o contratar a alguien para que lo haga por ti. De cualquier manera, deberás asegurarte de que los tres aspectos estén cubiertos para sacarle el máximo provecho a tu inversión.

Administración de los inquilinos

Puedes considerar la administración de inquilinos como la cara visible de tu inversión inmobiliaria. Encontrar buenos inquilinos a largo plazo que cuiden bien la unidad puede ser clave para el éxito. Lee estos consejos para administrar a los inquilinos.

1. Encuentra inquilinos fiables

Promociona tu propiedad para que los posibles inquilinos puedan encontrarla. Usa bases de datos en línea, redes sociales o anuncios locales para regar la voz. Asegúrate de incluir fotos atractivas de alta calidad a la descripción de tu propiedad.

Una vez que empieces a recibir solicitudes, deberás filtrar a los solicitantes. La selección de inquilinos puede incluir:

• Hacer una verificación de crédito
• Hacer una verificación de antecedentes
• Verificar los ingresos
• Verificar referencias

Asegúrate de considerar tus obligaciones legales, como cumplir las leyes federales y estatales de vivienda justa al seleccionar a los solicitantes.

Necesitarás un contrato de arrendamiento para que los solicitantes aprobados firmen. Puedes encontrar contratos estándar en línea, pero los expertos recomiendan que un abogado lo revise para asegurarse de que cumple las leyes de tu estado y que cubra cualquier responsabilidad potencial.

2. Está disponible para tus inquilinos

Durante el período de arrendamiento, asegúrate de que tú o alguien de tu confianza esté disponible para:

• Responder pronto a las solicitudes de reparación y mantenimiento
• Investigar quejas 
• Responder preguntas de tus inquilinos

Como arrendador, tendrás que entender muy bien todas las leyes estatales y locales entre propietarios e inquilinos. Esto incluye con cuánto tiempo de anticipación debes dar un aviso si planeas ingresar a la propiedad. También necesitarás saber qué implica el proceso de desalojo y cuánto tiempo tienes para solucionar problemas en la propiedad.

3. Mantén baja la rotación de inquilinos

Una propiedad vacía puede afectar el retorno de la inversión. Además, requiere mucho más trabajo llenar unidades vacías regularmente. El objetivo es encontrar inquilinos fiables que planeen quedarse por un tiempo.

Estas son algunas cosas que puedes hacer para que tu inquilino quiera quedarse:

• Cobrar un alquiler justo. Establece un precio de alquiler que tenga sentido con lo que ofreces en tu ubicación. Revisa los listados de propiedades comparables en el área para tener una mejor idea de lo que cobra la competencia. Si tu inquilino encuentra un alquiler más barato con más amenidades, eso puede contribuir a la rotación.
• Ser un buen arrendador. Asegúrate de que la propiedad sea atractiva y esté bien cuidada. Responde rápido a las solicitudes de los inquilinos y haz las reparaciones lo más pronto posible.
• Comunicarse con regularidad. Construye una buena relación con tus inquilinos. Es más probable que se queden si creas un ambiente seguro y bien mantenido donde sus problemas sean resueltos y sus preocupaciones sean escuchadas.

4. Establecer las fechas de entrada y salida

Asegúrate de que el contrato de arrendamiento especifique cuándo un inquilino puede mudarse a la vivienda y cuándo se debe salir si el contrato de arrendamiento no se renueva.

Deberás preparar la propiedad antes de la fecha de mudanza, por lo que podría valer la pena empezar incluso antes de haber encontrado un inquilino. Cambia las cerraduras, limpia, deshazte de cualquier peligro de seguridad y haz las reparaciones y el mantenimiento necesarios.

Se recomienda documentar la condición de la vivienda antes de que el inquilino se mude. Cuando se vaya, puedes usar la documentación como referencia para ver si hay algún daño.

A medida que se acerca la fecha para que se vaya, comunícate con tu inquilino para hablar del proceso. Programa una inspección final y asegúrate de que entienda las responsabilidades de limpieza y reparación de los daños.

Mantenimiento de la propiedad

Otra parte vital de la administración de una propiedad de alquiler es el mantenimiento y la conservación. Los arrendadores son legalmente responsables de ofrecer una vivienda segura y habitable. Si omites el mantenimiento periódico o la mejoras, podría ser más difícil encontrar y mantener buenos inquilinos.

Si pospones las reparaciones de rutina, los problemas pequeños pueden convertirse rápidamente en dolores de cabeza más costosos, por lo que mantenerse al tanto del mantenimiento puede ahorrarte dinero. Un techo viejo, por ejemplo, puede causar más daños si empieza a gotear o si necesitas reemplazar áreas grandes.

Descuidar el mantenimiento de tu propiedad también puede afectar su valor y hacer que sea más difícil venderla en el futuro. Tu propiedad de alquiler es una inversión grande, por lo que la idea es aumentar su valor, no dejar que se deteriore.

El mantenimiento de una propiedad de alquiler implica las mismas tareas que el mantenimiento regular de tu residencia principal, como:

• Cambiar las baterías en los detectores de humo y monóxido de carbono
• Instalar filtros de aire nuevos
• Fumigar por plagas
• Programar el servicio e inspecciones de los sistemas de la casa, como el de HVAC

Administración de las finanzas de una propiedad de alquiler

Tendrás que organizarte financieramente. Recibirás dinero cuando tus inquilinos paguen el alquiler cada mes, y también gastarás dinero en mantenimiento y reparaciones. Estos son algunos consejos para mantener tus finanzas en orden:

1. Busca ayuda

Considera comprar software para la administración de propiedades para llevar un registro de las cosas. Esta puede ser una herramienta útil, especialmente si no tienes mucha experiencia en la administración de finanzas para una pequeña empresa. También puedes contratar a un contador, lo cual puede ser especialmente útil durante la temporada de impuestos.

2. Lleva un control de ingresos y gastos

Deberás llevar un registro de tus ingresos y gastos, incluyendo los pagos de alquiler y los depósitos de garantía. También es importante llevar un registro de cuánto estás gastando en:

• Mantenimiento
• Reparaciones
• Servicios públicos
• Tu hipoteca
• Seguro
• Impuestos sobre la propiedad
• Servicios de paisajismo
• Costos adicionales

También necesitarás un plan para mantener tu negocio a flote cuando no estés generando ingresos. Supongamos que un inquilino se va y te toma unos meses encontrar uno nuevo. Asegúrate de tener los fondos suficientes para seguir pagando la hipoteca y el mantenimiento de la propiedad hasta que tengas nuevos inquilinos.

3. Mantén los documentos en un lugar seguro

Es importante crear un sistema de organización para tus archivos. Puede ser un armario dedicado, pero un sistema de administración de documentos digitales podría tener más sentido y permitirte hacer una copia de tus documentos. No importa lo que elijas, siempre debes saber dónde están tus documentos legales y financieros importantes.

Opciones para administrar tu propiedad de alquiler

Los inversionistas inmobiliarios pueden administrar las propiedades de alquiler de diferentes maneras. Aquí te presentamos algunos estilos de administración frecuentes:

Administración por cuenta propia

El enfoque más práctico es hacer todo tú mismo. Estarás a cargo de todos los aspectos de administrar tu propiedad de alquiler. La ruta de hazlo tú mismo puede ahorrarte dinero, pero también significa que tienes que dedicar bastante tiempo a cuidar del negocio. También hay un costo de oportunidad. Mientras más tiempo tengas que dedicar a administrar la propiedad, menos tiempo tendrás para otros trabajos e inversiones.

Contratar a un administrador de la propiedad

En el otro extremo del espectro, puedes contratar una compañía de administración de propiedades para que haga todo el trabajo por ti. Seguirás siendo el dueño de la propiedad, pero el administrador de la propiedad o la compañía de administración se encargarán de todos los aspectos de mantener el negocio activo. Esto cuesta dinero, pero puede ahorrarte tiempo y minimizar el estrés.

Subcontratar partes específicas del trabajo

También puedes usar un método híbrido. Con este método, administras ciertas responsabilidades tú mismo y subcontratas otras. Esta puede ser una buena manera de aprovechar tus fortalezas sin tener que cargar con todas las responsabilidades sobre tus hombros.

Supongamos que eres bueno con los números, así que decides encargarte de toda la contabilidad, pero no eres muy bueno con las herramientas o las reparaciones. En ese caso, puedes contratar a un superintendente para que se encargue de las reparaciones. Si las finanzas no son tu punto fuerte, te encargas del mantenimiento y contratas a un contador.

¿Debo administrar mi propiedad o contratar a un administrador de propiedades?

Si debes contratar a un administrador de propiedades para que se encargue de algunas o todas tus tareas dependerá de tu presupuesto y disponibilidad de tiempo. Considera la cantidad de tiempo que tienes y tu capacidad para cumplir con todas las responsabilidades de un arrendador. Administrar todo por tu cuenta puede ser relativamente simple si tienes una propiedad de alquiler con un inquilino. Pero si estás administrando y financiando múltiples propiedades de alquiler, puede ser poco realista hacerlo todo tú mismo.

Sin embargo, contratar a un administrador de propiedades tiene un costo. Un administrador de propiedades cobra entre el 8% y el 12% del precio del alquiler mensual por administrar la propiedad. Además de la tarifa de manejo, los administradores de propiedades a menudo cobran tarifas adicionales como:

• Cargo de establecimiento
• Cargo de arrendamiento
• Cargo de mantenimiento e inspección
• Cargo por desalojo
• Cargo por pago atrasado

¿Puedo pagarme a mí mismo los cargos administrativos?

Si planeas encargarte de todas las tareas administrativas tú mismo, podrías pagarte la cantidad que de otro modo le pagarías a un administrador de propiedades. Crea un acuerdo de administración que tú y el inquilino firmarán e incluye tu pago en el alquiler. Abre una cuenta separada para hacer un seguimiento de tu pago por administración por separado de los ingresos por alquiler que recibes.

Conclusión: Administrar propiedades de alquiler consume tiempo y dinero

Cuando tienes una propiedad de alquiler, administrarla puede ser un trabajo a tiempo completo. Si prefieres un enfoque práctico y tienes el tiempo, puedes optar por administrar la propiedad tú mismo. Si quieres alquilar tu propiedad, pero prefieres descargar todas tus tareas como arrendador, contrata una compañía que la administre. Ahorrarás tiempo y potencialmente reducirás tu estrés, pero los cargos por servicio vendrán del dinero que obtengas de la inversión.

¿Estás pensando en comprar tu primera propiedad de inversión? Comienza en línea en Rocket Mortgage^®.